Toplantıda Not Almanın Yolu: Her Şeyi Değil, Doğru Şeyi Yazmak

Toplantıdan çıkıp masaya oturduğunuzda elinizde ne kaldığını düşünün. Bazen sayfalarca yazı vardır ama hiçbiri işe yaramaz; bazen tek bir satır vardır ve bütün işi o satır taşır. Aradaki fark, hızlı yazmakta değil, doğru şeyi yazmakta. Toplantıda not almak, konuşulanı kaydetmek değil, konuşulandan iş çıkarmaktır.

Çoğu kişi toplantıya boş bir kâğıtla girer ve söylenenleri sırayla yazmaya çalışır. Bu yöntem stenografi bilenler dışında kimsede işe yaramaz. Konuşma hızı yazı hızından çok daha yüksektir; yetişmeye çalışırken hem yazılanlar eksik kalır hem de dinleme kopar. Not almanın asıl amacı, toplantı bittikten sonra hatırlamayı mümkün kılacak kadar kancayı kâğıda çakmaktır.

Kâğıdı toplantıdan önce hazırlayın

Toplantıya girmeden önce sayfanın üstüne tarihi, toplantının adını ve katılımcıları yazmak on saniye alır ama notu daha sonra bulunabilir kılar. Sayfayı ikiye bölmek de işe yarayan bir düzendir: geniş olan sol tarafa konuşulanlar, dar olan sağ tarafa size düşen işler yazılır. Böylece toplantı bittiğinde yapılacaklar listesi zaten hazır olur.

Gündem önceden geldiyse maddeleri sayfaya başlık olarak geçirmek daha da iyidir. Konuşma ilerledikçe hangi başlığın altına yazacağınızı düşünmezsiniz. Gündem yoksa toplantının ilk dakikalarında konu başlıklarını kendiniz çıkarabilirsiniz; genellikle üç dört başlıkta toplanır her şey.

Her şeyi değil, dört şeyi yazın

Deneyimli not tutucular hemen hemen aynı dört şeyi kaydeder: alınan kararlar, verilen sözler, açık kalan sorular ve sayılar. Bunun dışında konuşulanların büyük kısmı, karar üretmeyen fikir alışverişidir ve yazılmasa da bir şey kaybedilmez.

Karar yazarken kararın kendisini yazmak yeterlidir, ona nasıl gelindiğini değil. "Yeni katalog eylülde basılacak" cümlesi, yarım saatlik tartışmanın tamamının yerini tutar. Verilen sözlerde ise iki bilgi eksik olmamalıdır: kim ve ne zaman. Sorumlusu yazılmayan iş, çoğu zaman yapılmayan iştir. Sayılar, tarihler ve tutarlar duyulduğu anda yazılmalıdır çünkü bunlar hafızanın en çabuk bozduğu bilgilerdir.

Kendinize ait kısa bir işaret dili kurun

Hızlı not almanın en pratik yolu, birkaç sembolü alışkanlık haline getirmektir. Kutucuk işareti yapılacak işi, yıldız önemli bilgiyi, soru işareti sonra sorulacak konuyu gösterebilir. Ok işareti bir maddeden çıkan sonucu belirtmek için kullanılabilir. Bu semboller kimseye anlatılmak zorunda değildir; yalnızca sizin okumanız yeterlidir.

Kısaltma kullanırken dikkatli olmak gerekir. O anda çok açık görünen kısaltma, iki hafta sonra çözülemez hale gelebilir. Kişi adlarını baş harfle yazmak, sık geçen kurum ya da proje isimlerini kısaltmak güvenlidir; cümlenin tamamını kısaltmaya çalışmak değil.

Asıl iş toplantıdan sonraki beş dakikada

Notun değeri, toplantıdan hemen sonra ayrılan kısa bir düzeltme süresinde ortaya çıkar. Henüz her şey hafızadayken yarım kalan cümleleri tamamlamak, okunmayan kelimeleri düzeltmek ve size düşen işleri takviminize ya da listenize geçirmek gerekir. Bu beş dakika ayrılmazsa notlar birkaç gün içinde ölü kâğıda dönüşür.

Toplantıda birden fazla kişiye iş dağıtıldıysa, kısa bir özet mesaj göndermek yanlış anlaşılmaları önler. Üç beş satırlık bir özet, kararları ve sorumluları sıralamak için yeterlidir. Bu özeti yazan kişi çoğu zaman toplantının gidişatını da belirler, çünkü yazılı hale gelen şey kalıcı olur.

Bilgisayarla mı yoksa kâğıtla mı not alınacağı ayrı bir tartışmadır. Kâğıt daha az dikkat dağıtır ve elle yazmak seçim yapmayı zorunlu kıldığı için özetlemeyi güçlendirir. Bilgisayar ise aramayı ve paylaşmayı kolaylaştırır. Hangi yöntem seçilirse seçilsin, ekranın arkasına saklanmamak ve arada göz teması kurmak toplantı adabının bir parçasıdır.

Uzun toplantılarda dikkatin dalgalanması kaçınılmazdır. Bu dalgalanmayı yönetmenin yolu, her yeni başlıkta sayfada yeni bir bölüm açmaktır. Fiziksel olarak yeni bir alana geçmek, zihni de yeni konuya çevirir. Kaçırdığınız bir yeri sonradan tamamlamak üzere boşluk bırakmak, o an paniklemeyi önler.

Aynı toplantıda hem konuşup hem not almak zorunda kalanlar için pratik bir çözüm vardır: konuşacağınız maddeleri toplantıdan önce ayrı bir yere yazmak. Böylece söz sırası geldiğinde ne diyeceğinizi ararken kaydı kaybetmezsiniz. Konuşma sırasında da yalnızca aldığınız sözleri ve verilen sözleri işaretlemek yeterli olur.

Gizlilik konusu da atlanmamalı. Kurum içi bir toplantıda konuşulanların notu, dışarıya çıkması sakıncalı bilgiler içerebilir. Notların nerede tutulduğu, kimlerle paylaşıldığı ve ne kadar süre saklandığı, özellikle müşteri ya da personel bilgisi geçen toplantılarda başlı başına bir dikkat alanıdır.

İyi not tutan kişi, zamanla toplantıların hafızası haline gelir. Bu, göründüğünden çok daha büyük bir avantajdır: geçen ay ne konuşulduğunu bilen kişi, bugün alınacak kararda söz sahibi olur.